QUẢN LÝ VÉ MÁY BAY DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Quản lý vé máy bay doanh nghiệp là gì?

Quản lý vé máy bay doanh nghiệp là quá trình kiểm soát toàn bộ vòng đời của một yêu cầu đặt vé công tác, từ khi tiếp nhận thông tin, tìm kiếm hành trình, thực hiện phê duyệt, xuất vé cho đến khi thay đổi, hoàn vé và đối soát chi phí. Đây không đơn thuần là hoạt động đặt vé mà là một phần quan trọng trong hệ thống Corporate Travel Management của doanh nghiệp.

Khi số lượng nhân viên đi công tác tăng lên, việc đặt vé riêng lẻ trên nhiều nền tảng có thể khiến dữ liệu bị phân tán, điều kiện vé không được kiểm soát và chi phí phát sinh khó được tổng hợp. Doanh nghiệp cũng có thể bỏ sót giá trị của những vé đã hủy nhưng vẫn còn khả năng sử dụng, hoặc không xác định được phòng ban nào thường xuyên phát sinh phí thay đổi hành trình.

Một quy trình quản lý vé máy bay tập trung giúp doanh nghiệp bảo đảm mỗi booking phù hợp với mục đích công tác, travel policy, ngân sách và yêu cầu vận hành thực tế.

Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và phê duyệt

Quy trình quản lý hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn hóa thông tin yêu cầu. Họ tên hành khách phải khớp với giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu, trong khi hành trình, thời gian di chuyển, mục đích công tác, yêu cầu hành lý và mã phòng ban cần được cung cấp đầy đủ ngay từ đầu.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, đơn vị phụ trách cần kiểm tra hành trình theo travel policy của doanh nghiệp. Việc đánh giá không nên chỉ dựa trên giá vé ban đầu mà cần xem xét cả giờ bay, điều kiện thay đổi, khả năng hoàn vé, hành lý, thời gian nối chuyến và mức độ ảnh hưởng đến lịch làm việc.

Phương án gửi phê duyệt nên trình bày rõ giá, điều kiện vé, thời hạn giữ chỗ và các lựa chọn thay thế. Cách trình bày minh bạch giúp người có thẩm quyền đưa ra quyết định nhanh chóng và hạn chế việc phải trao đổi nhiều lần.

Quản lý thay đổi và hoàn vé máy bay doanh nghiệp

Lịch công tác có thể thay đổi do điều chỉnh cuộc họp, yêu cầu từ khách hàng, thay đổi lịch sản xuất hoặc sự cố chuyến bay. Vì vậy, doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng để xử lý đổi, hủy và hoàn vé.

Đặc biệt, vé chưa sử dụng cần được theo dõi theo tên hành khách, hãng hàng không, giá trị còn lại, điều kiện tái sử dụng và thời hạn áp dụng. Nếu không có hệ thống quản lý tập trung, giá trị của những vé này có thể bị bỏ quên và trở thành một khoản thất thoát không cần thiết.

Dữ liệu về phí đổi và hủy cũng giúp doanh nghiệp xác định liệu loại vé đang sử dụng có phù hợp với đặc thù công tác hay không. Trong một số trường hợp, vé linh hoạt có giá ban đầu cao hơn nhưng có thể giúp giảm tổng chi phí nếu lịch trình thường xuyên thay đổi.

Đối soát và báo cáo dữ liệu

Sau mỗi kỳ, dữ liệu vé nên được tổng hợp theo phòng ban, dự án, tuyến bay, hãng hàng không và loại chi phí. Báo cáo cần thể hiện được giá vé trung bình, thời gian đặt trước, tỷ lệ thay đổi, chi phí đổi hủy, vé chưa sử dụng và mức độ tuân thủ travel policy.

Thông qua hệ thống dữ liệu này, doanh nghiệp có thể nhận diện những hành trình có chi phí cao, điều chỉnh quy trình phê duyệt và xây dựng danh sách nhà cung cấp ưu tiên phù hợp hơn.

Quản lý vé máy bay doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi một quy trình thống nhất, dữ liệu tập trung và khả năng hỗ trợ khi hành trình thay đổi. Doanh nghiệp không chỉ cần mua được vé phù hợp mà còn phải kiểm soát điều kiện, chi phí và toàn bộ thông tin liên quan đến booking.

JTB-TNT đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc quản lý yêu cầu đặt vé, đề xuất hành trình, hỗ trợ thay đổi dịch vụ và xây dựng báo cáo phù hợp với quy trình công tác hoặc du lịch của từng tổ chức.