VISA công tác Nhật Bản – Hướng Dẫn Chi Tiết 2025–2026

Visa công tác Nhật Bản là gì?

VISA công tác (short-term business visa) là thị thực lưu trú ngắn hạn cấp cho người nước ngoài (bao gồm người Việt Nam) sang Nhật Bản với mục đích:

• Thương mại / hợp tác kinh doanh

• Họp bàn, đàm phán, hội nghị, hội thảo

• Thăm đối tác, ký kết hợp đồng

• Nghiên cứu thị trường, phục vụ sau bán hàng, quảng bá sản phẩm

Visa này thuộc loại visa lưu trú ngắn hạn, cho phép ở lại Nhật tối đa 90 ngày mỗi lần nhập cảnh và không được nhận lương tại Nhật.

Ai cần xin VISA công tác Nhật Bản?

• Công dân Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông nếu không thuộc diện miễn visa.

• Người có thư mời hoặc thư bảo lãnh từ doanh nghiệp / tổ chức tại Nhật.

• Trường hợp công tác doanh nghiệp, trao đổi nghề nghiệp, nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng.

Lưu ý: Công tác không được trả lương tại Nhật — nếu có, người lao động phải xin visa làm việc dài hạn.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa công tác

Dưới đây là danh mục điển hình do Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM quy định:

Hồ sơ bắt buộc:

1. Hộ chiếu gốc còn hiệu lực.

2. Đơn xin visa (có ảnh, ký tên giống trên hộ chiếu).

3. Ảnh thẻ kích thước 4.5 × 3.5 cm (chụp trong 6 tháng gần nhất).

4. Giấy bảo lãnh / thư bảo lãnh từ công ty đối tác Nhật Bản.

5. Thư lý do mời / Invitation Letter ghi rõ mục đích và thời gian công tác.

6. Lịch trình chi tiết trong thời gian lưu trú tại Nhật Bản.

7. Tài liệu giới thiệu về công ty mời (sổ đăng ký pháp nhân, brochure, website).

8. Tài liệu chứng minh quan hệ thương mại (hợp đồng, thư trao đổi, hóa đơn, email).

(Nếu cần) Hồ sơ bổ sung theo yêu cầu:

• Giấy xác nhận công tác / quyết định cử đi công tác từ công ty nội địa.

• Chứng minh năng lực tài chính (nếu tự chi trả chi phí).

• Tài liệu chứng minh mối quan hệ với công ty tại Nhật.

Điều kiện & Lưu ý quan trọng

• Không được phép làm việc hưởng lương tại Nhật trong thời gian visa công tác.

• Hồ sơ chuẩn, có thư mời rõ ràng sẽ tăng cao tỷ lệ đậu visa.

• Đại sứ quán/ Lãnh sự quán có thể yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc phỏng vấn tùy trường hợp.

• Nộp hồ sơ ít nhất 2–3 tuần trước ngày dự kiến khởi hành để tránh trễ lịch.

Visa nhiều lần (Multiple Entry) cho công tác

Nhật Bản hiện cũng cấp visa lưu trú ngắn hạn nhiều lần cho mục đích thương mại với thời hạn hiệu lực: 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm, tùy điều kiện ứng viên.

• Thời gian lưu trú mỗi lần: 15, 30 hoặc 90 ngày.

• Dành cho người đã có lịch sử công tác/du lịch Nhật trong 3 năm gần đây hoặc đáp ứng các tiêu chí năng lực kinh tế nhất định.

Thời gian xử lý & lệ phí

• Thời gian xét duyệt thường từ 5–10 ngày làm việc (có thể lâu hơn nếu cần bổ sung).

• Lệ phí visa được thông báo tại thời điểm nộp hồ sơ; lệ phí sẽ thu khi nhận kết quả (nếu có).

Kết luận & Lời khuyên chuyên môn

Tóm tắt:Visa công tác Nhật Bản là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp và cá nhân Việt Nam có nhu cầu hợp tác, đàm phán, dự hội nghị hay ký kết hợp đồng tại Nhật trong thời gian ngắn. Quy trình cần chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ theo danh mục trên để tăng tỷ lệ đậu visa và đảm bảo lịch trình công tác không bị gián đoạn.

Quan điểm chuyên môn:

• Nên chuẩn bị thư mời và lịch trình chi tiết càng sớm càng tốt.

• Với đối tác mới lần đầu, hãy cung cấp thêm hồ sơ thương mại rõ ràng (hợp đồng/trao đổi email).

• Nộp hồ sơ tại JTB-TNT đã được Đại sứ quán Nhật Bản (HN) hoặc Lãnh sự quán (HCM/Đà Nẵng) ủy thác để được tư vấn cụ thể nhất.